Nadpłata i zwrot składki klasowej - jak to rozliczyć

Wycieczka wyszła taniej, niż zapowiadało biuro. Zebraliście po 85 zł od rodziny, autokar i bilety zamknęły się w 78 zł na osobę. Na koncie klasy zostaje 7 zł razy dwadzieścia dziewięć rodzin, czyli 203 zł nadwyżki.

I teraz uwaga, bo to jest ten moment, w którym w polskiej klasie dzieje się jedna z trzech rzeczy. Albo skarbnik robi dwadzieścia dziewięć przelewów po 7 zł (nie robi). Albo pisze na grupę "zostało 203 zł, przenosimy na mikołajki" i po pół roku nikt już nie pamięta, czyje to były pieniądze. Albo, najczęściej, nie dzieje się nic i nadwyżka wsiąka w klasowy fundusz jak deszcz w piasek.

Żadna z tych trzech opcji nie jest zła z premedytacją. Wszystkie trzy biorą się stąd, że ręczne rozliczanie drobnych kwot na dwadzieścia dziewięć rodzin jest po prostu ponad siły normalnego człowieka o 22:30.

Skąd w ogóle biorą się nadpłaty

Z życia, nie z niechlujstwa:

• Zbiórka wyszła taniej. Biuro dało zniżkę, muzeum okazało się darmowe, jedno dziecko nie pojechało i autokar wyszedł taniej na głowę.
• Ktoś zapłacił dwa razy. Mama przelała rano, tata wieczorem, oboje "żeby nie zapomnieć".
• Ktoś zaokrąglił w górę. Składka 45 zł, na koncie 50 zł, w tytule "reszta na kwiaty".
• Ktoś zapłacił z góry za cały semestr. Bo mu tak wygodniej i właściwie ma rację.
• Rodzina zrezygnowała po wpłacie. Zdarza się, choroba nie pyta o terminy.

Sumarycznie to nigdy nie jest wielka kwota. To jest kilkanaście drobnych kwot, z których każda ma właściciela, i właśnie dlatego jest to takie męczące.

Trzy klasyczne drogi i ich prawdziwy koszt

Zwrot przelewem. Najuczciwszy i najdroższy w robociznie. Dwadzieścia dziewięć przelewów po 7 zł to czterdzieści minut przy telefonie i trzy pomyłki w numerach kont. Przy większych kwotach robisz to bez dyskusji. Przy siedmiu złotych - umówmy się.

Przeniesienie na następną zbiórkę. Wygodne i sensowne, pod jednym warunkiem: że ktoś pamięta, ile której rodzinie się należy. Jeśli zapisem jest zdanie na grupie, to za dwa miesiące nie pamięta nikt, a rodzina, która dopłaciła najwięcej, dostanie dokładnie tyle samo, co ta, która nie dopłaciła nic.

Wrzucenie do funduszu klasowego. Legalne, o ile rodzice tak zdecydowali. Jeśli nie zdecydowali, to nie jest decyzja skarbnika, tylko cicha zmiana przeznaczenia cudzych pieniędzy. Jak przeprowadzić takie głosowanie, opisałam przy rozliczeniu na koniec roku.

Zasada spinająca wszystkie trzy jest jedna: nadwyżka to nie są twoje pieniądze i nie jest to twoja samodzielna decyzja.

Jak to robi ClassKasa: nadpłata ląduje w portfelu rodziny

To jest ta część, której nie znajdziesz w tabelce w Excelu, więc opiszę ją konkretnie.

Każda rodzina w klasie ma swój portfel. Kiedy wpłata przekracza to, co rodzina miała zapłacić, różnica nie znika w sumie zbiórki - ląduje w portfelu tej rodziny i jest podpisana jej nazwą. To samo dzieje się ze zwrotami przy rozliczeniu zbiórki: pieniądze wracają tam, skąd przyszły, co do grosza.

Potem dzieje się rzecz, dla której to zbudowaliśmy. Przy zakładaniu nowej zbiórki skarbnik dostaje pytanie: pobrać z portfeli rodzin? Jeśli tak, ta nadpłacona siódemka po prostu wchodzi na nową zbiórkę i rodzina ma o tyle mniej do dopłacenia. Zero przelewów, zero liczenia w pamięci, zero "a ile mi się właściwie należało".

Trzy zabezpieczenia, bo to cudze pieniądze:

• Rodzina może wyłączyć pobieranie. Wtedy portfel czeka, aż sama zdecyduje, albo aż poprosi o zwrot.
• Rodzic może zapłacić z portfela sam, ze swojej strony, bez pośrednictwa skarbnika.
• Każde pobranie da się cofnąć, a wszystko widać w historii: co weszło, co wyszło, kiedy i na co.

Przy rozliczeniu zbiórki, gdy zostaje nadwyżka, widzisz wprost, ile wraca na portfele i ile ewentualnie zostaje w funduszu klasy. Rozdane co do grosza, bez dwudziestu dziewięciu przelewów.

Uczciwie: my nie przelewamy pieniędzy i nigdy ich nie trzymamy. Wszystko to jest rejestr tego, co fizycznie leży na koncie skarbnika, więc portfel rodziny to zapis, ile z tego konta należy do kogo. Prawdziwy przelew zwrotny nadal robi skarbnik, tylko znacznie rzadziej, bo większość drobnych nadwyżek rozlicza się sama przy następnej zbiórce.

Co zrobić, jeśli jeszcze nie używasz żadnego narzędzia

Da się i ręcznie, tylko trzeba się umówić na zasady, zanim nadwyżka się pojawi:

1. Ogłaszając zbiórkę, napisz jedno zdanie o nadwyżce: "jeśli wyjdzie taniej, różnicę zaliczamy na następną zbiórkę, chyba że ktoś poprosi o zwrot".
2. Prowadź kolumnę "nadpłata" obok kolumny "wpłacono". Bez niej za dwa miesiące zgadujesz.
3. Zwracaj od razu kwoty powyżej progu, na który się umówiliście (na przykład 20 zł), reszta czeka na kolejną zbiórkę.
4. Rodzinom, które odchodzą ze szkoły albo zmieniają klasę, zwracaj zawsze i natychmiast.
5. Raz na semestr pokaż stan: kto ma ile na plusie. Prywatnie, nie na grupie - dlaczego, tłumaczę w tekście o składkach a RODO.

Najczęstsze pytania

Czy muszę zwracać nadpłatę, jeśli to tylko kilka złotych?

Musisz ją komuś przypisać. Czy trafi na konto rodziny, czy na jej następną składkę, decydują rodzice, nie ty. Cicha ścieżka "zostaje w kasie" to ta jedna, której nie polecam.

Rodzic zapłacił dwa razy. Co teraz?

Zwróć nadmiar albo zalicz na kolejną zbiórkę, zależnie od tego, co woli. Zapytaj jednym zdaniem, odpowie w minutę.

Czy nadwyżkę można wydać na koniec roku na lody dla klasy?

Można, jeśli rodzice tak przegłosują. Gotowy wzór takiego głosowania i całą czerwcową checklistę znajdziesz w rozliczeniu rocznym.