Składki klasowe w trakcie roku - jak przejść na ClassKasę

Tak, składki klasowe możesz przenieść do ClassKasy w dowolnym momencie roku szkolnego, nie tylko we wrześniu. Wystarczy jeden wieczór: wpisujesz raz salda początkowe (ile jest na koncie klasy i ile nadpłaty ma która rodzina), wysyłasz rodzicom link z zaproszeniem, zakładasz zbiórki, które już trwają, i odhaczasz tych, którzy zapłacili. Od jutra prowadzisz klasę dalej, tylko bez arkusza.

Środa, 21:37. Masz otwarty arkusz "Składki 4B FINAL (2)", w nim zakładkę "wycieczka - poprawione" i komórkę F17 podświetloną na żółto od 3 października. Nikt już nie pamięta dlaczego. Ty też nie.

I wtedy przychodzi myśl: "Przejdę na coś normalnego. Od września."

Do września jest jedenaście miesięcy. Komórka F17 tyle nie wytrzyma.

Najlepszy moment był we wrześniu. Drugi najlepszy jest dziś

Znasz to powiedzonko o sadzeniu drzewa? Z kasą klasową jest tak samo. Wrzesień byłby wygodny, bo wszyscy zaczynają od zera. Ale "od zera" wcale nie jest potrzebne. Potrzebne są dwie liczby i lista rodzin, a te masz już dziś, w tym samym arkuszu, który próbujesz porzucić.

Przejście w trakcie roku nie oznacza, że cofasz się do września i przepisujesz każdy przelew z osobna. Oznacza, że stawiasz kreskę: "Na dziś jest tak". Wszystko, co było przed kreską, zamykasz jedną kwotą. Wszystko po kresce dzieje się już w aplikacji.

Jak przejść na ClassKasę w trakcie roku szkolnego - krok po kroku

1. Załóż klasę i sprawdź, ile jest na koncie. Zaloguj się mailem (bez hasła), załóż klasę i zajrzyj do banku. Ta jedna liczba to stan kasy na dziś.
2. Wpisz salda początkowe. W zakładce Finanse wybierz "Salda początkowe". Na górze wpisujesz saldo początkowe konta klasy, niżej, przy rodzinach, nadpłaty, które już leżą u ciebie. Nadpłata trafia do portfela rodziny i może opłacić jej kolejną zbiórkę. Kliknij "Zapisz wszystko". Salda początkowe są w Finansach, czyli w ClassKasa Premium, a Premium możesz testować przez 100 dni bez podawania karty.
3. Zaproś rodziny. Wrzuć link z zaproszeniem na grupę klasy albo wyślij go mailem. Rodzic klika link, wpisuje swój mail, potwierdza jednym kliknięciem, a ty zatwierdzasz go na liście. Możesz też dodać rodzinę ręcznie, jedną po drugiej.
4. Załóż zbiórki, które już trwają. Wycieczka z terminem na 30 września? Wpisz ją z tym terminem, data z przeszłości jest w porządku. Rodziny, które już zapłaciły, oznacz jako opłacone. Ktoś wpłacił połowę albo trochę za dużo? Wpisz dokładną kwotę. Gotówka czy przelew, też zaznaczysz.
5. Podłącz bank (opcjonalnie). W Premium podłączasz konto klasy przez Enable Banking, w trybie tylko do odczytu. Potem przez "Wczytaj z banku" wybierasz zakres dat, do 90 dni na jedno wczytanie, a starsze miesiące wrzucasz jako skan wyciągu (PDF albo zdjęcie).
6. Idź spać. Serio. Jutro rodzice widzą, ile mają zapłacić, a ty widzisz, kto już zapłacił.

Jeden szczegół, żeby nie było niespodzianki: zbiórkę, którą odhaczysz ręcznie dziś, aplikacja zapisze z dzisiejszą datą wpłaty. Prawdziwą datę ma wpłata dopasowana z banku. Jeśli potrzebujesz historii co do dnia, wczytaj ją z banku albo zostaw ją w saldzie początkowym i stary arkusz zachowaj jako archiwum.

Co przenosisz i gdzie to trafia w ClassKasie

Co masz dziś	Gdzie to wpisujesz w ClassKasie
Stan konta klasy (albo koperty z gotówką)	Saldo początkowe konta klasy, w "Saldach początkowych" (Premium)
Nadpłata rodziny, np. 40 zł zostało z wycieczki	Saldo początkowe tej rodziny: ląduje w jej portfelu i może opłacić następną zbiórkę (Premium)
Rodzina, która jeszcze nie oddała 60 zł	Zbiórka, której ta kwota dotyczy: rodzina jest na liście jako nieopłacona
Zbiórka, która już trwa	Nowa zbiórka z prawdziwym terminem, także z przeszłości
Kto zapłacił przed przejściem	Oznaczenie "opłacone" na zbiórce (z dzisiejszą datą) albo przelew wczytany z banku
Lista rodzin z grupy klasy	Link z zaproszeniem albo dodawanie rodzin po kolei

Zwróć uwagę na trzeci wiersz. Saldo początkowe rodziny to tylko nadpłata, czyli pieniądze na plus. Jeśli ktoś jest coś winien, to zawsze za coś konkretnego, więc ten dług mieszka na zbiórce. Dzięki temu rodzic widzi nie tylko "ile", ale też "za co". A suma sald rodzin nie może być większa niż saldo konta klasy, co ma sens: nie da się mieć więcej nadpłat niż pieniędzy.

Kiedy jest najlepszy moment?

Dziś. Ale jeśli wolisz naturalną kreskę w kalendarzu, rok szkolny daje ich kilka:

• Po wycieczce. Wycieczka rozliczona, reszta wróciła do rodzin albo została jako nadpłata. Lepszego momentu na "stan na dziś" nie będzie. Jak rozliczyć samą wycieczkę, podpowiada poradnik o wycieczce szkolnej.
• Koniec pierwszego półrocza. Oceny wystawione, w klasie spokój, zebranie z rodzicami w kalendarzu. Na zebraniu możesz pokazać link i od razu zebrać zgody.
• Po feriach zimowych. Wszyscy wracają wypoczęci, nikt nie pamięta, co było w grudniu, a ty masz jedną liczbę i czystą kartę.
• Kiedy zmienia się skarbnik. Poprzednia osoba oddaje kasę, ty ją przejmujesz. Zamiast przekazywać arkusz i kopertę, przekazujecie sobie jedną liczbę i zaczynasz w aplikacji. A jeśli klasa już jest w ClassKasie, rolę oddaje się jednym przyciskiem "Przekaż rolę skarbnika". Więcej o tym, co należy do skarbnika, przeczytasz w tekście o obowiązkach skarbnika klasowego.

Wspólne dla wszystkich tych momentów: nie musisz czekać na żaden z nich.

A co z rodzicami?

Dla rodzica przejście w trakcie roku to jeden link. Nie instaluje aplikacji ze sklepu, nie wymyśla hasła. Otwiera link, potwierdza mail i widzi swoją rodzinę: co jest do zapłaty, na co, do kiedy i ile ma w portfelu. Rodzic, który zostawił u ciebie nadpłatę po wycieczce, od razu ją widzi i nie musi o nią pytać na grupie. Więcej o tym, co widzi rodzic, jest na stronie dla rodziców.

Najczęstsze pytania

Czy mogę zacząć składki klasowe w ClassKasie w środku roku szkolnego?

Tak. Wpisujesz raz salda początkowe (konto klasy i nadpłaty rodzin), zapraszasz rodziny linkiem i zakładasz zbiórki, które już trwają, nawet z terminem z przeszłości. Nie trzeba przepisywać każdego przelewu od września.

Czy salda początkowe są w darmowym planie?

Salda początkowe są w Finansach, a Finanse są w ClassKasa Premium. Premium jest na klasę i możesz je sprawdzić przez 100 dni za darmo, bez karty. W planie darmowym masz 5 zbiórek na klasę łącznie. Szczegóły są w cenniku.

Co zrobić z rodziną, która coś jeszcze winna?

Załóż zbiórkę, której ten dług dotyczy, i zostaw tę rodzinę jako nieopłaconą. Saldo początkowe rodziny przyjmuje tylko nadpłatę, czyli pieniądze na plus, więc każdy dług ma swoją nazwę i swój termin.

Czy ClassKasa wczyta wszystkie przelewy od września z mojego banku?

W Premium, po podłączeniu konta klasy przez Enable Banking w trybie tylko do odczytu, wczytujesz wybrany zakres dat, do 90 dni na jedno wczytanie. Starsze miesiące możesz dodać jako skan wyciągu w PDF albo jako zdjęcie. Jak to działa krok po kroku, opisuje strona o uzgadnianiu wpłat z bankiem.

Przejmuję kasę po innym skarbniku w trakcie roku. Od czego zacząć?

Od jednej liczby: ile jest na koncie albo w kopercie w dniu przekazania. Wpisz ją jako saldo początkowe konta klasy, dopisz nadpłaty rodzin i zaproś rodziców. Stary arkusz zachowaj jako archiwum, nie musisz go przepisywać.

Zacznij dziś, nie we wrześniu

Najpierw zobacz, jak to wygląda: demo otwiera przykładową klasę bez logowania, razem z saldami początkowymi. Jak ci się spodoba, załóż klasę i włącz 100 dni Premium bez karty. Komórka F17 może wreszcie przestać być żółta. A więcej odpowiedzi znajdziesz w FAQ.